Hoy en día es muy difícil concentrarse en una sola tarea en el trabajo. Y lo peor es que por la noche se tiene la sensación de que no se logró hacer gran cosa en todo el día, lo cual es deprimente.
La experta alemana en economía y negocios Linda Wulff, quien trabaja como coach de productividad, dice que cuando intentamos atender todas las demandas de la mejor manera posible, olvidamos “que no estamos siendo todo lo eficaces que podríamos ser”, ya que estamos constantemente saltando de un lado a otro.
Es decir que si se está trabajando en una presentación entre medio de dos reuniones y además se responde también a otro correo electrónico, lo que se pierde es sobre todo una cosa: el hilo. Y con él, tiempo.
Dependiendo de la complejidad de la tarea, puede llevar entre tres y cinco minutos volver a ponerse en tema. “El nivel de atención que logré en ese momento baja a cero”, explica Wulff.
Otro ejemplo: quien tiene la sensación de que no podrá cumplir con el trabajo normal del día porque tiene ya tres reuniones online probablemente se ponga a mandar e-mails durante dichas reuniones para ganar tiempo. El problema es que al final nada sale del todo bien. Los mails llegan con errores de tipeo y el meeting termina con la sensación de que no sirvió de nada. Lo más probable, además, es que uno no se haya enterado de las cosas más importantes que se hablaron.
“El multitasking mata la productividad”, afirma la psicóloga empresarial y coach alemana Eva Schulte-Austum. “El tiempo que creemos ahorrar debe ser invertido luego más tarde en compensar los errores”, añade.
¿Cómo salir de este círculo vicioso?
Los expertos coinciden en que, para concentrarse en una tarea, hay que contar con un tiempo sin interrupciones. Y este solo aparece cuando uno se lo toma. Esto significa que hay que fijar un tiempo para cada cosa en la agenda, y defenderlo. Mientras, hay que desconectar todas las interrupciones externas: e-mails, teléfono y chat.
Reducir las fuentes de interrupciones
Para lograrlo, lo ideal es contar con el apoyo de colegas y superiores, idealmente de todo el equipo. “Creo que el problema es que solemos olvidarnos de hablar de esto con nuestros colegas”, dice Wulff. Para quienes tienen reservas, es importante que sepan que no se trata de bloquear la agenda durante horas. Tan solo cuatro horas de trabajo concentrado pueden marcar la diferencia en una semana de 40 horas, advierte esta asesora en productividad.
Quien no quiera cerrar completamente el programa de correo electrónico puede al menos desactivar temporalmente las mayores fuentes de interferencias, como los sonidos de las notificaciones de los mensajes entrantes o las ventanas emergentes en el borde de la pantalla.
También es importante encontrar el momento adecuado. “La mayoría de la gente comete el error de agendar las tareas que requieren mayor concentración para después de la hora de comer, porque saben que en esos momentos los trabajos están un poco más tranquilos“, señala Wulff.
Pero añade que ese es precisamente el momento en el que la gente cuenta con menos capacidad de concentración. El resultado es que uno termina generando sus propias distracciones por más que no haya nadie molestando, como por ejemplo sacando el móvil del bolso para chequear los e-mails.
Por todo esto, para trabajar concentrado suele ser mejor liquidar esas tareas por la mañana temprano o a última hora de la tarde, dependiendo de cada persona. Lo ideal es hacer la prueba y reservar el rato posterior al almuerzo para las tareas más simples.
Organizar el día
Quien se bloquea unas horas al día sin distracciones debería tener en claro para qué las reservó. De acuerdo con Schulte-Austum, es útil hacer un plan claro con las tareas que se quieren hacer en el día. Para eso recomienda un “sistema semáforo”: rojo para las cosas que deben hacerse rápido, es decir, en ese día. Amarillo para todo lo que hay que solucionar en esa semana. Y verde para las tareas que hay que ir cumpliendo pero que no son urgentes.
De este modo, de entre una avalancha de tareas, “se pueden filtrar las que tienen una influencia significativa en el trabajo, las que permiten avanzar”, dice Schulte-Austum. “Y eso te vuelve automáticamente más productivo”, completa.
Wulff también recomienda el “chunking”, es decir, recopilar tareas “que formen parte de un contexto similar”. Esto permite ir liquidándolas de una sola vez. Al fin y al cabo, “siempre que cambiamos de contexto -como trabajar primero con un programa informático, luego con otro, y después hacer una llamada telefónica- necesitamos aún más tiempo para volver a pensar en la tarea que sigue”, explica.
Si no se puede evitar alternar tareas que requieran concentración, llamadas telefónicas y demás, Schulte-Austum aconseja hacer una pequeña pausa entre ellas, como por ejemplo una escapadita a la máquina de café. “El movimiento nos ayuda a relajarnos mentalmente de modo de poder involucranos luego más en lo nuevo”, señala.
¿Y qué pasa con todas esas reuniones que a menudo parecen una pérdida de tiempo?
La realidad es que depende en gran medida de uno mismo que una reunión sea productiva o no. “La pregunta más importante en cada reunión para que podamos trabajar de forma productiva es: ¿cuál es mi objetivo, cómo puede ser esta reunión fructífera para mí?”, ejemplifica Schulte-Austum. “Puede ser, por ejemplo, cuando obtengo más información o cuando salgo de allí con ideas nuevas”, afirma. Una decisión tomada también puede ser un objetivo.
Acortar las reuniones
En vez de estar escribiendo e-mails a escondidas, hay que perseguir esos objetivos activamente durante la reunión. También puede tener sentido preguntar brevemente al principio de la reunión qué expectativas tiene cada participante. “Entonces se puede comprobar de nuevo si todos tienen el mismo objetivo. Si no es así, ¿a quién hay que prestar atención?”, señala Schulte-Austum. Si uno mismo o los propios compañeros comienzan a desviarse del tema central durante la reunión, un recordatorio amistoso del objetivo puede ayudar a mantenerse concentrados.
Otro consejo útil para esos días en que la agenda está llena de una reunión detrás de otra es variar la hora en los calendarios. “No hay ninguna ley natural que diga que una reunión tiene que durar 60 minutos”, afirma Wulff. Señala que, sin embargo, las reuniones suelen programarse de hora en hora. En lugar de esto, aconseja fijar horas de inicio “torcidas”, como las 10:20, por ejemplo. “Esto ayuda muchas veces a tener un poco más de tiempo tanto antes como después”, añade.
En líneas generales, también es bueno recordar que no todos tienen que asistir a todas las reuniones. Los acuerdos claros en el equipo y un orden del día pueden ser útiles en este caso. Si uno de los puntos del orden del día no afecta a todos los invitados, estos pueden retirarse. Esto se traduce en que el resto cuente con más tiempo para otras reuniones.
Un consejo: si por la noche se sigue teniendo la sensación de no haber hecho nada, se puede escribir una lista de tareas pendientes “al revés”, enumerando todo lo que realmente se hizo. Esto incluye también la conversación agotadora de 15 minutos con un cliente, por ejemplo. “O el haberle ayudado a un compañero que no sabía cómo hacer algo”, indica Schulte-Austum. “Si nos acordamos de todo eso al final de la jornada laboral, nos iremos a casa con una mejor sensación”, completa.
