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Seis “ventanillas únicas”, públicas y privadas, que pueden reducir trámites para las empresas
Los costos y el tiempo que se dedica a realizar trámites, son quejas constantes de los usuarios de diversas entidades e instituciones, a pesar de la aprobación de una ley sobre el tema. Pero ya hay algunas soluciones.
Los sistemas están disponibles todo el día para ser llenados por el usuario pero se debe tomar en cuenta que las revisiones así como aprobaciones y observaciones se hace en horario de labores de cada oficina o entidad. (Foto, Prensa Libre: Hemeroteca PL).
A efecto de proporcionar información sobre requisitos, procesos o procedimientos legales, se ha creado una serie de “ventanillas” únicas, tanto presenciales como digitales, aunque las revisiones del cumplimiento de los requisitos y su aprobación siguen a cargo de cada entidad. A continuación, las características de seis de ellas:
Ventanilla Única para Formalización de Empresas (VUFE)
Esta es la de más reciente creación (junio de 2023). El interesado en realizar trámites relacionados debe ingresar al sitio https://vufe.mineco.gob.gt/ y están conectadas seis entidades:
- Registro Mercantil (RM)
- Superintendencia de Administración Tributaria (SAT)
- Registro de la Propiedad Intelectual de Guatemala (RPI)
- Ministerio de Trabajo y Previsión Social (Mintrab)
- Instituto Guatemalteco de Seguridad Social (IGSS)
La plataforma digital tiene el objetivo de incentivar a las micro, pequeñas y medianas empresas (mipymes) que trabajan por su cuenta, a que se formalicen.
A través de esta ventanilla digital, el usuario podrá verificar los requisitos para la inscripción de su empresa en cada entidad y el portal web lo redirigirá a cada una de las páginas de las instituciones para realizar los trámites necesarios.
Se debe crear un usuario, para lo cual se piden nombres, apellidos, NIT, correo electrónico, crear una contraseña y confirmarla, responder el chaptcha, y dar clic en Registrarse. El usuario puede guardar las acciones realizadas en cada institución y podrá obtener los contactos directos en cada una para solventar dudas o hacer comentarios.
Según el viceministro de Asuntos Registrales, Juan Carlos Pellecer, la plataforma ya está disponible, además que en esta ventanilla falta la segunda versión para integrar a la Diaco, pues sus procesos aún no están digitalizados, y finalizar la conectividad con el Banco de los Trabajadores para efectuar pagos, ya que por el momento esta transacción aún no se puede hacer, dijo el viceministro. “El ahorro en tiempo y en costos es bastante considerable; no hay que hacer una romería”, agregó.
Por ejemplo, trámites que hasta ahora han tardado de 2 a 4 semanas, ahora pueden durar lo que se llena el formulario, aproximadamente una hora. Aunque aclara que no se trata de que se va a formalizar en ese plazo, sino que hay procedimientos internos en cada ente y cada uno de ellos lleva una temporalidad. Hasta hace varios años se tenía una temporalidad de 5 meses para registrar una empresa, pero con el tiempo, esto mejoró y ahora se hace entre 3 y 5 días, una vez que se cumpla con los requisitos, se añade.
Ventanilla Ágil de la Construcción (VAC)
Está disponible al público o usuario interesado desde julio del 2022, aunque fue lanzada en el 2021 y por varios meses solo operó con proyectos piloto.
El interesado en hacer trámites debe entrar al sitio de la plataforma de la VAC http://app.vac.com.gt/ y también está el sitio informativo http://www.vac.com.gt/ informó Fernando Herrera, director de Integración de Servicios Inteligentes, en la Cámara Guatemalteca de la Construcción (CGC).
Están conectadas 9 entidades del Organismo Ejecutivo relacionadas con las evaluaciones para los permisos de las obras de edificación, previo a solicitar a la municipalidad correspondiente la licencia de construcción:
- Ministerio de Salud y Asistencia Social (MSPAS)
- Ministerio de Ambiente y Recursos Naturales (MARN)
- Ministerio de Energía y Minas (MEM)
- Ministerio de Cultura y Deportes (MCD)
- Registro General de la Propiedad (RGP)
- Consejo Nacional de Áreas Protegidas (CONAP)
- Instituto Nacional de Bosques (INAB)
- Dirección General de Aeronáutica Civil (DGAC)
- Coordinadora Nacional para la Reducción de Desastres (CONRED).
La presentación de requisitos es digital. El sistema cuenta con un tablero de control que permite la trazabilidad y para crear un usuario, hay que registrarse en esos sitios, colocando el NIT del usuario, nombre o razón social, tipo de empresa actividad económica, correo electrónico y crear su contraseña.
En la pestaña de descargas se pueden encontrar las guías o instructivos para registrarse, para llenar un formulario consolidado, las solicitudes a las diferentes entidades, así como el formulario de evaluación de Conred, para dictamen sanitario del Ministerio de Salud, instructivos de correcciones o adiciones, modelos de edictos y otros.
En 12 meses se han operado alrededor de 87 proyectos de más de 35 desarrolladoras, en 18 municipios diferentes en especial en la capital, indicó Herrera. Esto incluye proyectos de vivienda vertical como edificios de apartamentos, además multifamiliares como condominios, otros como casas, oficinas, centros comerciales, industrias e instalaciones de interés social. En el 2022 y lo que va del 2023 se hicieron trámites por más de 2 millones 100 mil metros cuadrados.
En el caso de la VAC, el ahorro de tiempo está entre 50% y 60%, es decir que si los trámites tardaban 12 meses, ahora pueden durar entre 4 a 6 meses, mencionó Herrera. Cuando se lanzó la ventanilla el gobierno informó que el plazo bajaría de 36 meses promedio a siete meses.
Herrera también dijo que se reducen costos en papeleo y tiempo. El monto va a depender del proyecto pero, por ejemplo si se va a construir un edificio de 14 mil metros cuadrados se tienen que gastar unos Q25 mil en la impresión de planos, pero con el uso de la VAC, estos solo se escanean.
La VAC es de utilidad para trámites previos a la solicitud de licencia de construcción, pero por el momento, se tienen conversaciones con municipalidades para que puedan participar e integrar otros trámites.
Ventanilla Única de la construcción de la Municipalidad de Guatemala
Aquí se puede realizar todo lo relacionado con las licencias de construcción y trámites relacionados. En modalidad digital se pueden realizar consultas, ver requisitos sobre informes de factibilidad, diversos tipos de licencias municipales, descargar formularios y luego, complementar los trámites en la oficina física. El sitio es
https://vu.muniguate.com/ y en forma física, la oficina se ubica en la 21 calle 6-77 zona 1, Palacio Municipal.
Ventanilla Única para las Exportaciones (VUPE)
La VUPE es la ventanilla única más antigua, creada en 1986 por medio del Ministerio de Economía (Mineco), a solicitud de los exportadores, y operaba de forma física. En 1998 se delegó la función de dicha ventanilla a la Asociación Guatemalteca de Exportadores (Agexport). Posteriormente se puso en operación el Sistema Electrónico de Autorización de Exportaciones (Seadex) y se creó el actual documento Declaración para Registro y Control de Exportaciones (Deprex).
Se puede ingresar a https://vupe.gt/ para registrarse y obtener el Código de Exportador para poder hacer los trámites. Cuenta con plataformas electrónicas de apoyo como Servicio Electrónico para la Autorización de Exportaciones (Seadex Web) https://seadexweb.export.com.gt/sdx/home que tiene varias funciones para generar documentos relacionados y permitir la trazabilidad. Las oficinas centrales se ubican en 15 Avenida 14-72 zona 13, Edificio de Agexport.
Aparte del Seadex, aquí se integra la información de requisitos básicos para exportar por cada entidad, información de solicitudes, aduanas, aranceles y otros relacionados como emisiones de declaración Duca, declaración jurada, certificados de origen y más.
Están integradas cuatro entidades en forma directa para trámites como los ministerios de Economía, de Ambiente, de Energía y Minas y la SAT. Hace falta integrar al Ministerio de Salud, pero la entidad aún necesita reforzar los procedimientos electrónicos. También hay otras afiliadas de actividades relacionadas.
Se ofrecen dos tipos de servicios:
- Uso del sistema por medio de la versión web, digitando la información para sus documentos de exportación, lo que tomará de 3 a 5
- Otra forma es que se tiene contacto con las empresas que más transacciones necesitan, con el fin de que no ingresen a información, sino que tengan una transmisión desde su sistema hasta el Siadex, explicó Estuardo Arriaga, director de la VUPE en Agexport.
El ejecutivo dijo que todos los trámites por medio de esa ventanilla son digitales, por lo que las empresas en otros departamentos ya no necesitan mandar intermediarios ni documentos físicos. Solo deben hacer la solicitud de su código de exportador y presentar documentos digitales. Además, con algunas instituciones se tienen interacciones para no tener que pedir documentos en varias ocasiones.
La intención es que todo esté en orden para cuando la carga pase por la SAT.
Ventanilla Ágil para las Importaciones (VAI)
A través de esta plataforma se pueden tramitar los requisitos no tributarios de importación vía electrónica. El usuario puede ingresar a https://vai.gt/ en la cual también encontrará acceso a la plataforma Sistema Electrónico de Autorización de Importaciones (Seadim web) https://app.vai.gt/seadim#/home/inicio/
El sistema está interconectado con instituciones emisoras de los permisos para brindar la autorización vía electrónica. Aquí puede obtener el Registro de Importadores VAI, y encontrar manuales, guías y pasos para diferentes trámites en los ministerios de Ambiente, de Agricultura y Salud en los cuales se concentra el 70% de los trámites para importar.
Arriaga, quien también dirige la VAI, dijo que esa ventanilla fue creada en el 2013 por el gobierno pero es coordinada por Agexport y la Cámara de Industria de Guatemala.
Para el comercio también funciona la Ventanilla Única de Comercio Exterior (VUCE) con el sitio https://comercioeinversionguate.gob.gt/ para temas de exportaciones e importaciones, que agrupa los servicios antes mencionados, pero al ingresar hay algunas opciones no activadas, se presentan algunos estudios de mercado, pasos para la internacionalización y otros.
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Ventanilla Única para las Inversiones (VUI)
Es una herramienta virtual que sirve como punto único de atención para conocer todos los requerimientos para establecerse en Guatemala, según el Mineco.
Se puede ingresar en https://www.investinguatemala.org/ y brinda información y datos de interés para los inversionistas que están en proceso de elegir a la región como destino de sus operaciones.
Detalla los requisitos para apertura de empresas, obligaciones tributarias, regímenes económicos especiales, trámites migratorios, laborales, sanitarios y otros. Esta página es coordinada por el Programa Nacional de Competitividad (Pronacom).
