Cómo montar una productora de eventos

Las personas a menudo descubren que carecen de la experiencia y el tiempo para planificar sus eventos por sí mismos. Los planificadores independientes pueden intervenir y dar a estos eventos especiales la atención que merecen.

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“Basta con decir que el mercado es lo suficientemente grande como para validar cualquier esfuerzo. Si estás trabajando en un área de eventos especiales, hay muchas formas de expandirse. Si estás recién ingresando a la profesión, hay un enorme mercado muy lucrativo que te espera”.

Esto lo dijo Goldblatt, quien es fundador de la Sociedad Internacional de Eventos Especiales (ISES), director fundador del Programa de Gestión de Eventos en la Universidad George Washington, y coautor de The International Dictionary of Event Management.

Según el profesor, hasta hace pocos años el margen de utilidad promedio para un empresario de planificación de eventos era de alrededor del 15%.  Sus estudios más recientes, demuestran que los márgenes de ganancia hoy pueden llegar hasta el 40%.

Él atribuye la buena salud de la industria a varios factores, incluyendo la tendencia de las empresas a subcontratar sus actividades de planificación de reuniones.

¿Qué eventos se pueden planificar?

En general, los eventos especiales se producen para los siguientes fines:

• Celebraciones (ferias, bodas, reuniones, cumpleaños, aniversarios)
• Educativos (conferencias, reuniones, graduaciones)
• Promociones (lanzamientos de productos, mítines políticos, desfiles de moda)
• Conmemoraciones (memoriales, eventos cívicos)

Esta lista de hecho no es tan extensa, pero como se ilustra en los ejemplos, los eventos especiales pueden estar relacionados con negocios, eventos sociales o alguna combinación de ambos.

Ahora pasemos a la segunda pregunta: ¿Qué es la planificación de eventos?

Los planificadores de un evento pueden manejar cualquiera o todas las siguientes tareas relacionadas con un evento:

• Realizar investigaciones
• Crear y diseñar el formato del evento
• Encontrar el lugar
• Organizar la comida, la decoración y el entretenimiento
• Planificar el transporte hacia y desde el evento
• Envío de invitaciones a los asistentes
• Organizar los alojamientos necesarios para los asistentes
• Coordinar las actividades del staff del evento
• Supervisión en el sitio
• Realización de evaluaciones del evento

Qué es un planificador de eventos

La cantidad de actividades en las que su empresa puede participar dependerá del tamaño y el tipo de evento en particular, lo que, a su vez, dependerá de la especialización que elija.

Los planificadores son a menudo personas que se inician en un área en particular relacionada con eventos especiales.

Por ejemplo, el propietario del negocio, Martin Van Keken, tuvo una exitosa empresa de catering antes de que decidiera planificar eventos completos. Y muchos otros emprendedores tienen historias similares.

Esto explica por qué los planificadores a menudo no solo coordinan eventos completos, sino que, además, pueden también proporcionar uno o más servicios para esos eventos.

Los empresarios de la industria de eventos también pueden haber comenzado a planificar eventos para otras compañías antes de decidir entrar en el negocio por sí mismos.

Joyce Barnes-Wolff lideró la logística de eventos internos para una cadena minorista durante 11 años y luego trabajó para otra compañía de planificación antes de iniciar por su propia cuenta.

Considere la posibilidad de obtener un título o certificado de una universidad local en la planificación o gestión de eventos.

Mercado social y mercado corporativo

En términos generales, existen dos mercados para servicios de planificación de eventos: corporativo y social.

El término corporativo incluye no solo empresas, sino también organizaciones benéficas y organizaciones sin fines de lucro.

Estas organizaciones benéficas organizan eventos de recaudación de fondos, recepciones y competiciones atléticas de gala, entre otros, para ampliar su base de apoyo público y recaudar fondos.

Las empresas por su lado organizan ferias comerciales, convenciones, celebraciones corporativas, fiestas y reuniones diversas para su personal o miembros de la junta de accionistas.

Mientras que Los eventos sociales incluyen bodas, cumpleaños, fiestas de aniversario, fiestas de quienceaños, fiestas infantiles, etc.

Usted puede decidir manejar todos estos eventos o simplemente especializarte en uno o más de ellos.

Se espera que el mercado de eventos sociales, especialmente cumpleaños y aniversarios, continúe aumentando en los próximos años, a medida que los baby boomers maduren.

Este grupo tiene hijos que se casan, padres que celebran sus aniversarios de oro y sus propios aniversarios de bodas de plata para conmemorar.

Operación

Tenga en cuenta que mientras trabaje desde casa, mantendrá sus costos bajos y podrá comenzar en pequeño su negocio de planificación de eventos e ir creciendo gradualmente.

Un negocio de gama alta requiere espacio de oficinas, emplear al menos un planificador junior de tiempo completo y un contable a tiempo parcial, así como empleados temporales que se encarguen del trabajo administrativo y que pueden ayudar a preparar la logística para varios eventos.

Ambos propietarios obtendrán sus ingresos del beneficio neto antes de impuestos. Pocos planificadores de eventos, si los hay, trabajan en horario formal de 9 a 5.

Por su propia naturaleza, la planificación tiende a involucrar tardes, fines de semana, días festivos y, a veces, incluso temporadas específicas.

El tiempo que debe comprometerse a trabajar dependerá, una vez más, de la especialización que elija. Como regla general, los eventos sociales implican más fines de semana y días festivos que los eventos corporativos.

Algunas áreas del país y algunos tipos de eventos tienen temporadas “altas” y “bajas”. Sin embargo, independientemente de su especialización (con excepción de las fiestas para niños pequeños), debe disponerte a trabajar al menos algunas noches mientras coordinas y supervisas los eventos.

No obstante, la planificación de esos eventos se realizará principalmente en horas hábiles.

Principales tareas de una productora de eventos

1. Investigación

La mejor manera de reducir el riesgo (sea cual sea el tipo) es haciendo la tarea.

Para eventos grandes, la investigación puede significar asegurarse de que haya una demanda para el evento mediante la realización de encuestas, entrevistas o investigaciones de grupos focales.

Si usted es nuevo en la industria de la planificación, la investigación puede significar descubrir todo lo que puedas sobre proveedores.

La investigación también puede significar hablar con otros planificadores que hayan producido eventos similares a los que estás trabajando. O de lo contrario terminará leyendo sobre temas de personalización y etiqueta, especialmente si no estás familiarizado con un tipo particular de evento.

Cualquiera que sea el tipo de evento que esté planificando, la investigación debe incluir hacer muchas preguntas a su cliente y anotar las respuestas.

2. Diseño

Su creatividad entra en juego en la fase de diseño de la planificación del evento, durante la cual se esboza la “sensación” y el “aspecto” general del evento.

Este es el momento para intercambiar ideas, ya sea solo o con sus empleados.

También es el momento de sacar y revisar su archivo de ideas.

No olvide consultar su cuaderno para repasar las respuestas que el cliente le dio respecto a las preguntas que le realizase en la fase de investigación.

Estas respuestas, especialmente las que se refieren al presupuesto del evento, le ayudarán a verificar a fondo cada idea para ver si es factible de realizar, preferiblemente antes de sugerirla al cliente.

3. Propuesta

Una vez que haya entrevistado a su cliente y realizado un intercambio de ideas preliminar, debe tener suficiente información para preparar una propuesta.

Tenga en cuenta que la producción de una propuesta requiere mucho tiempo y es potencialmente costosa, especialmente si incluye fotografías o bocetos. Solo las empresas más grandes que producen eventos de alto nivel pueden permitirse ofrecer a los clientes propuestas gratuitas.

Debería establecer una tarifa de consulta (se sugiere aproximadamente US$150), que se puede aplicar al evento de un cliente si él o ella lo contrata.

4. Organización

Durante esta fase de decisiones intensivas, alquilarás el lugar, contratarás proveedores y te ocuparás de más detalles de los que puedas imaginar. Estarás al teléfono hasta que tu oído esté adormecido.

Pero antes de hacer algo de esto, asegúrate de tener una persona de contacto (ya sea el cliente o alguien que actúe en nombre del cliente) con quien hablarás de todas las decisiones importantes.

Tener una persona designada ayuda a garantizar que las líneas de comunicación se mantengan abiertas.

Además, los eventos sociales en particular a veces sufren el síndrome de “demasiados cocineros”. Tener un contacto designado evita encontrarte atrapado en medio de desacuerdos entre los organizadores del evento.

En términos generales, cuanto más grande sea el evento, más tiempo de espera se requiere para planificarlo.

5. Coordinación

Una vez que haya esbozado los planes iniciales, dirija su atención a cada una de las actividades que forman parte del evento general.

En este punto, su objetivo es garantizar que todos estén en la misma onda. Las buenas habilidades de comunicación son importantes. Asegúrese de que todos los proveedores tengan al menos una idea general del calendario general de eventos.

Los proveedores deben tener claro qué se espera de ellos y cuándo. Los tiempos de llegada de los proveedores deben aparecer en los contratos, pero verifícalos de todos modos.

Este es un período de “verificación y revisión”. Asegúrese de que todos los miembros de tu personal conozcan sus funciones.

6. Evaluación

La más grande prueba, y en cierto sentido la más importante, del éxito de un evento es la satisfacción del cliente. El objetivo, por supuesto, es terminar con un cliente que cante alabanzas por toda la calle, gritando desde los tejados lo bueno de tu trabajo.

Este es el cliente que lo contratará nuevamente y quien le proporcionará esa famosa publicidad de boca en boca. Pero también hay otras formas de evaluar el éxito de un evento:

Puede contratar a un consultor de planificación de eventos; hacer que alguien que organiza fiestas extremadamente exitosas observe su evento; planear una mesa redonda posterior al evento con tus empleados; obtener retroalimentación de otros profesionales de la industria que trabajen en el evento, como el proveedor o el camarero; o incluso encuestar a los invitados en o después del evento.

Ingresos y facturación

El objetivo del precio de un servicio es aumentar los costos de mano de obra y materiales lo suficiente para cubrir los gastos generales y generar un beneficio aceptable.

Los propietarios de negocios primerizos a menudo fracasan porque, sin saberlo, valoran sus servicios demasiado bajo. Según el experto y autor de la industria, el Dr. Joe Goldblatt, las tarifas se determinan generalmente por tres factores:

• Segmento de mercado servido

Los eventos sociales tienen una estructura de tarifas diferente a los eventos corporativos.

En la industria de eventos sociales, los planificadores generalmente reciben una tarifa por sus servicios, más un porcentaje de algunos o todos los cargos de los proveedores.

Los dos flujos de ingresos producen ingresos suficientes para obtener un beneficio. Sin embargo, en la industria de eventos corporativos, los planificadores generalmente cobran una tarifa por sus servicios, más un cargo por manejo por cada rubro que contratan.

Por ejemplo, un planificador compra flores a un florista, le incrementa su margen (generalmente el 15 por ciento) y cobra esa cantidad al cliente.

Otra posibilidad es una tarifa fija, o “tarifa de proyecto”, que se usa a menudo cuando el evento es grande y la corporación quiere que se le dé una cotización que “no exceda” su presupuesto.

• Ubicación geográfica

Las tarifas son más altas en algunas regiones que en otras. Esta diferencia refleja la variación en el costo de vida o bien porque necesitarás trasladarte temporalmente junto a una parte de tu equipo hacia el lugar del evento.

Además, las áreas del país que tienen temporadas bien definidas basan sus precios en parte en la temporada en la que se encuentran.

• Experiencia y reputación del planificador de eventos

Si recién está comenzando en la industria, es razonable cobrar menos por tus servicios de planificación mientras adquieres experiencia.

Puede preguntar, ¿cómo se calculan las tarifas por servicio mencionadas anteriormente?

Los planificadores de eventos que entrevistamos valoran sus tarifas por servicio (el costo total para el cliente) utilizando el método de “costo-más”.

Contratan la mano de obra, los suministros y los materiales involucrados en la producción de un evento y cobran a sus clientes una tarifa de servicio del 10 al 20 por ciento del costo total del evento, y el 15 por ciento es un promedio aproximado.

• Marketing y recursos

La publicidad impresa cubre una amplia gama, desde un anuncio gratuito o económico en un periódico o revista hasta un anuncio en una publicación nacional brillante que cuesta decenas de miles de dólares.

Incluso hoy en la era digital, la mayoría de los empresarios de la planificación de eventos están de acuerdo en que un anuncio en el periódico local tiene muy buen resultado comercial.

En los diarios locales cada cierto tiempo (tal vez trimestralmente) se publican secciones especiales para bodas y futuras novias. Estos son buenos escaparates para promover tu negocio de planificación de eventos si planeas realizar cualquier tipo de asesoría para bodas.

El planificador de Dallas, David Granger, está de acuerdo. El problema, señala, es que los clientes necesitan ver lo que usted hace, y un anuncio publicitario no lo logrará.

Él recomienda la creación de grupos en las redes sociales, muchos vídeos y hacer amigos en la industria. De esa manera, dice: “La gente te conoce y confía en ti. Quieren honestidad e integridad”.

Internet puede ayudar a su negocio de dos maneras. Si la gente lo conoce y sabe qué servicios ofreces, es posible que te refieran negocios o que ellos mismos utilicen tu servicio.

Además, la creación de redes con hoteles, empresas de catering, etc., le darán la oportunidad de conocer a algunas de las personas cuyos servicios puedas necesitar al planificar eventos.

Aunque las redes y el boca a boca son las estrategias más comunes de la industria para adquirir clientes, las formas tradicionales de publicidad tienen sus usos.

Una tarjeta distintiva o un folleto enviado a una lista de correo o a empresas locales puede atraer nuevos clientes.

Un pequeño anuncio en una revista de negocios local puede ayudar a construir el reconocimiento de nombre. Un sitio web en Internet o su página de Facebook pueden atraer clientes que no responden a otros medios.

* En alianza con 1000ideasdenegocio.com