En el entorno corporativo, un evento presenta la oportunidad de generar o potenciar vínculos con públicos específicos que son de interés para la organización, situación que se transforma en una importante herramienta de relacionamiento y comunicación.

Desde la óptica de mercadeo, un evento consiste en una forma de apoyo a una actividad comercial. Sin embargo, una justificación importante ante la decisión de la inversión económica que cada evento en sí representa se basa en la cantidad de oportunidades de relacionamiento que podrá aportar. Este relacionamiento es posible en las 3 etapas de coordinación de un evento: antes, durante y después de ser llevado a cabo.

Las relaciones públicas son una herramienta de comunicación diseñadas especialmente con el objetivo de crear relaciones positivas entre la empresa y su público de interés y que persiguen determinados beneficios para la organización. Estos beneficios podrán variar dependiendo del enfoque del plan estratégico de la corporación y el programa a seguir, el cual no puede permanecer estático, sino que debe poder ser utilizado de manera proactiva para trabajar simultáneamente por diferentes causas con el fin de aprovechar al máximo las ventajas de este tipo de estrategias.

Poder generar interés por parte de los medios de comunicación, el tema del evento consiste en una de las partes fundamentales del relacionamiento mediático, ya que a nivel corporativo en general se busca este objetivo en materia de comunicación y para captar la atención de sus públicos de interés, conocidos como stakeholders, y de esta manera hacer notar su actividad, funciones o procesos. Ante todo, cada evento representa una oportunidad de posicionar adecuadamente los mensajes clave de la organización.

Un aniversario, fechas especiales, presentaciones de nuevos productos, cambios importantes en la operación, nuevos retos dentro del área de especialidad; todos estos momentos conforman acontecimientos especiales que son la base para identificar el elemento de difusión a nivel comunicacional y publicitario, que al ser ejecutado a mayor escala incluye todos los instrumentos y técnicas de la publicidad y además una cantidad de detalles que deben ser cuidadosamente diseñados, presentados y publicados.

Debido a la importancia que los eventos corporativos representan, es recomendable que un especialista se haga cargo de la coordinación y ejecución del mismo, quien podrá impulsarlo integralmente y de manera adecuada. El evento debe planificarse anticipadamente, y desde el principio es importante establecer los objetivos de comunicación sobre el mismo, el público de interés y relacionamiento con los stalkeholders, así como quién será el representante de la empresa.

Coordinar la comunicación integral del evento incluye las funciones generales de comunicación que lo rodean: invitaciones, anuncios, conferencia de prensa, dossier de información, mercadeo promocional, así como presencia en redes sociales. Adicionalmente, es importante conocer cada elemento y su oportunidad para que el evento sea exitoso; ejes fundamentales dentro de la disciplina de las relaciones públicas.

La organización de eventos corporativos es una estrategia especializada que se basa en el desarrollo de una marca y en la conceptualización de experiencias memorables para quienes asisten al mismo. Los eventos se pueden clasificar por tipo de actividad en distintos rubros: socioeducativos, deportivos, empresariales y corporativos, culturales y de ocio, espirituales o comunitarios, académicos, educativos y en eventos políticos.

Los esfuerzos en relaciones públicas pueden estar dirigidos hacia diversos públicos de interés, no únicamente a clientes actuales o posibles clientes. Esta es una herramienta de mucha utilidad para generar relaciones con clientes, proveedores, colaboradores, otras empresas, medios, líderes de opinión; en todo momento buscan proporcionar múltiples beneficios de relacionamiento y de lealtad hacia la empresa.