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Contabilidad electrónica: ¿Obliga la SAT a los contribuyentes a tener sus libros y registros en formato digital?
Desde hace varios meses, la SAT ha dispuesto la obligatoriedad de los contribuyentes de habilitar libros contables por medios electrónicos, principalmente luego de habilitarse en el régimen FEL
El contribuyente debe poner atención en qué casos debe llevar contabilidad electrónica. (Foto, Prensa Libre: Hemeroteca PL).
La Superintendencia de Administración Tributaria (SAT), ha establecido mecanismos que permiten a los contribuyentes obligados a llevar contabilidad completa de forma electrónica, pero desde el punto de vista legalista, ninguno de ellos está obligado, por ley, a hacerlo de esa manera.
Con excepción de las facturas electrónicas (FEL), que ya convierten este hecho en una obligación legal a partir del 1 de julio próximo para el 100 por ciento de los contribuyentes que, bajo el régimen general de Impuesto al Valor Agregado (IVA), emiten ese tipo de comprobante comercial de compra y venta, hasta ahora, no hay una ley específica o reglamento que haga exigible bajo sanción alguna, llevar la contabilidad de manera electrónica.
Por consiguiente, las empresas pueden llevar su libro de Mayor, Diario, Balance, flujo de caja y todo lo que requiere una contabilidad completa de manera física o convencional, si así lo prefieren, aunque, con la magnitud de operaciones de una empresa, sobre todo si es grande, llevarla así no tiene sentido.
Anteriormente, a los medianos y grandes contribuyentes se les ha invitado o incentivado, a empezar a llevar conjuntamente con la factura electrónica sus registros electrónicamente, de tal manera que empiecen a ser obligatorios.
De acuerdo con el Código de Comercio, Decreto 2-70, artículo 368, los comerciantes están obligados a llevar sus libros contables de forma organizada conforme el sistema de partida doble bajo los principios de contabilidad generalmente aceptados.
También pueden hacer uso de procedimientos mecanizados o, cualquier otro sistema, siempre que permita su análisis y fiscalización, pero no indica que sea una obligación. De igual manera, indica que los comerciantes cuyo activo no exceda los Q25 mil pueden omitir el requerimiento de los libros contables, a excepción de quienes tengan que hacerlo por mandato de leyes especiales.
Los especialistas opinan
El Código de Comercio regula todo lo relacionado con la contabilidad y hasta ahora no ha sido reformado en ese sentido, por lo que los registros contables se llevan como convencionalmente se ha venido haciendo. Si bien hay un agregado que dice, “o por medios computarizados”, con lo cual se refiere a la contabilidad que se imprime por medio de computadora, esto no se puede interpretar como contabilidad electrónica.
“En Guatemala todavía no existe la obligación de llevar contabilidad electrónica como tal, como lo sí es el caso de la factura electrónica, a partir del 1 de julio”, indica Óscar Chile Monroy, consultor en impuestos.
Si bien la Ley del IVA en el artículo 29 “A”, lo menciona al indicar en su título, “Factura electrónica y registros contables electrónicos”, lo que dice es que el contribuyente debe llevar su contabilidad tal cual. Ahora, cuando la SAT ponga a disposición una plataforma con las herramientas respectivas para subir la información de la contabilidad contenida en todos esos registros, es obligación hacer esos reportes electrónicamente, al estar en el régimen FEL. Un contribuyente puede llevar su contabilidad de manera manual, pero para hacer sus reportes a la SAT, tendrá que escanear toda la información que le exige el ente fiscalizador, para, por medio de la plataforma electrónica, rendir sus informes.
“Actualmente, esa plataforma no existe, porque la ley no le puso plazo a la SAT para implementarla. Por lo que la persona que esté en el régimen FEL, mientras no le sea notificado por la entidad, no tiene obligación alguna y mucho menos, se le puede sancionar”, explica el profesional.
Lo que, si existe, agrega, aparte de la plataforma de la FEL, es Asiste libros, que es la plataforma específica para subir la información del libro de compras y ventas, cuya obligación de hacerlo, es para los contribuyentes a quienes el régimen les ha notificado.
De igual manera, también está la plataforma para la información contable de los exportadores que soliciten la devolución del IVA vía electrónica, la que es una facilidad para los interesados, pues les permite agilizar su gestión, pero, en este caso preciso, no es una obligación utilizarla, por lo tanto, tampoco es sujeto de sanción.
“Al no existir una plataforma para el registro electrónico contable, no puede haber obligatoriedad. Y de acuerdo con la ley del IVA, el contribuyente debe ser notificado. Mientras la autoridad no haga la notificación respectiva, no puede haber sanción a la hora de un requerimiento como tal”, indica Gladys Monterroso, abogada tributaria.
Tampoco se debe olvidar que la forma de notificar ha cambiado, pues la autoridad tributaria puede hacerlo por cualquier canal de comunicación, inclusive por la plataforma de la banca virtual, que es de uso personal de cada contribuyente, advierte la profesional.
“Es necesario que como contribuyentes, prestemos mucha atención y revisemos la información que se recibe cuando se autorizan nuevas facturas, porque por medio de esa autorización, la SAT puede notificarle cualquier cambio”, recomienda Monterroso.
Abelardo Medina Bermejo, encargado del área de análisis macrofiscal del Instituto Centroamericano de Estudios Fiscales (Icefi) y ex intendente de la SAT, especifica que “al final, desde el punto de vista legal, no hay obligación de llevar contabilidad electrónica. No obstante, ya hay empresas que lo hacen de esa manera, por decisión propia y autorizan sus libros electrónicos porque, independientemente de que sea una obligación, es más un tema de conveniencia”.
Pero… ¿y si hay sanciones?
El artículo 29 “A” de la Ley del IVA, Decreto 27-92, que se refiere a la factura electrónica y registros contables electrónicos, establece que los contribuyentes registrados en el régimen de la FEL, deberán utilizar un sistema electrónico de registro de operaciones del giro normal del negocio del contribuyente, en el cual se incluirán los libros contables según corresponda, para esto, la SAT pondrá a disposición de los contribuyentes, todas las herramientas electrónicas correspondientes a manera de dar cumplimento a lo establecido en dicho artículo, recalca Luis Fernando Silvestre Ramírez, de la firma Asesores Jurídicos y Financieros, Duarte, Estrada, Türcheim.
No obstante, aparte de lo que se ha mencionado sobre si dicha práctica es obligación por ley o una decisión por conveniencia, tanto para la dinámica de cada negocio como para la fiscalización del ente tributario, el hecho de que la ley indique “deberán utilizar un sistema electrónico”, también, se “debería” interpretar como un mandato.
En tal sentido, según Édgar E. García Arriaza, Tax Manager de la firma multinacional de servicios profesionales, Ernst & Young (EY), los obligados son precisamente los contribuyentes sujetos a una contabilidad completa que se encuentren registrados en el régimen de la FEL, como lo establece el Código de Comercio. También están sujetos los contribuyentes registrados en el régimen especial electrónico de devolución del IVA, como se indica en el artículo 25 bis, numeral 3 de la ley respectiva, cita el analista.
De ser así, y suponiendo que los reglamentos emitidos por el Directorio de la SAT, dijeran “debe hacer tal cosa”, y al margen de verificar que dichas medidas no contradigan ningún aspecto legal, (tomando en cuenta que, las normas del ente tributario no pueden ser superiores a la ley), las sanciones en las que pudieran incurrir los contribuyentes respecto a los libros contables, están tipificadas en los artículos 69, 71 y en el capítulo II, el cual contempla los plazos, así como en el artículo 94 del Código Tributario.
En los primeros dos artículos, se indica que, en tanto la acción u omisión no constituya delito o falta que sean de competencia penal, ésta será sancionada por la SAT. Entre esas infracciones tributarias, cabe el incumplimiento de las obligaciones formales, y otras que se establezcan expresamente en dicho Código y en las leyes tributarias específicas.
En el caso de infracciones a los deberes formales, el artículo 94 establece como tales, entre otras acciones, el no tener los libros contables que obliga el Código de Comercio y las leyes tributarias específicas o no llevar asentadas y al día, todas las operaciones correspondientes en dichos libros debidamente registrados, autorizados y habilitados en los dos meses calendario siguientes, luego de realizadas.
La sanción consiste en una multa de Q1 mil cada vez que se fiscalice al contribuyente y se establezca la infracción. De igual manera, se sanciona con igual cantidad, llevar o mantener los libros y registros contables en forma o lugar distintos de los que señala el Código de Comercio y las leyes tributarias específicas. Pero no refiere nada sobre llevarlos electrónicamente.
“Nótese que las sanciones solo están relacionadas con infracciones al cumplimiento de la legalidad, por lo que la SAT no puede establecer una obligación que no esté en ley, aunque si puede indicar cómo cumplir lo que dice en ella”, indica Medina.
200 mil contribuyentes de régimen general del IVA aún no están habilitados en FEL
Según datos de la SAT, hasta esta semana hay más de 203 mil contribuyentes afectos al régimen general del IVA que no se han adherido a FEL, lo que representa el 1.77% de la facturación del dicho segmento. En este régimen del IVA, hay inscritos 374 mil 91 contribuyentes, de los cuales 171 mil 44 ya cumplieron con la disposición.
El grupo restante (48%) se compone de 179 mil 149 que no cuenta con operaciones reportadas y 23 mil 898 (6%) con operaciones reportadas. A los contribuyentes que no cuentan con operaciones, la Intendencia ya los tiene “mapeados” por actividad económica.
El listado lo encabeza comercio al por mayor y menor, que 56 mil 523 contribuyentes sin operaciones reportadas y solo 9 mil 589 con operaciones reportadas, que representan 32%.
En segundo lugar, están las actividades inmobiliarias, empresariales y de alquiler con 45 mil 671 sin operaciones y 3 mil 181 con operaciones (24%); otras actividades de servicios comunitarios, sociales y profesionales con 19 mil 302 sin operaciones y 2 mil 562 con operaciones (10.7%); industrias, 15 mil 806 sin operaciones y 3 mil 643 con operaciones (9.5%) y finalmente transporte, almacenamiento y comunicaciones con 13 mil 412 sin operaciones y 2 mil 139 con operaciones (7.6%).
Otras actividades son, por ejemplo, agricultura, construcción, hoteles y restaurantes, intermediación financiera y otras actividades.
Al preguntar sobre los planes para que los contribuyentes que no usan FEL sobre todo en la provincia, la Intendencia de Recaudación informó que para el segmento restante de contribuyentes (pequeños) se trabajará en una estrategia de facilitación a través de los aplicativos gratuitos que pone a disposición el administrador tributario, además de incorporarlos gradualmente por sector económico.
Implicaciones
Para los usuarios que no se afilien a la FEL, uno de los problemas es que no van a poder facturar; es decir que las facturas que emitan impresas, no serán aceptadas por los compradores, afirmó el asesor tributario Juan Carlos Paredes de la firma Parsa. Si no pueden, los negocios no tendrán ventas, que es la principal implicación, advierte.
Por otro lado, aunque tengan un saldo de facturas impresas, el comprador o consumidor final debe estar atento de no recibirlas porque no tendrán validez. Uno de los riesgos es que el administrador tributario sancione a los negocios que no estén en FEL y sigan emitiendo facturas impresas -de talonario-, porque ya están obligados.
“La falta de ventas es la primera implicación porque los compradores van a exigir FEL; también el contribuyente puede tener algunas consecuencias si no posee su factura electrónica. Será muy práctico, que el 1 de julio si no es factura FEL no se está cumpliendo con la disposición, y por el lado del vendedor, se puede hacer acreedor a una sanción”, enfatizó.
Reiteró que el administrador tributario tendrá mayores controles sobre los habilitados en FEL, pues esta es una herramienta para conocer el comportamiento de ventas de los negocios, y una de sus ventajas es que en tiempo real se está verificando sus movimientos.
