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Planilla electrónica del IGSS: Cómo deben los patronos descargar, llenar y enviar el documento
El seguro social autorizó un nuevo formato para las planillas electrónicas que el patrono debe enviar, el que fue adaptado para incluir a diferentes tipos de trabajadores y modelos de contratos.
La planilla electrónica del IGSS fue actualizada para abarcar nuevas disposiciones por trabajo de tiempo parcial, salario regional, ampliación de la seguridad social y otros. (Foto, Prensa Libre: Hemeroteca PL).
Los contratos de trabajo a tiempo parcial, la modalidad del salario mínimo regional (por circunscripción económica), y la nueva obligación de afiliar a todos los empleados, aunque se trate de solo uno, son los cambios que incluye la actualización de la versión 2.2.0 para carga de la planilla electrónica con la que se integran datos relacionados con estas disposiciones:
El Acuerdo 1520 del IGSS, que reforma el Reglamento de recaudación de contribuciones para fijar cuota mínima a quienes emplean trabajadores que ganan menos del mínimo establecido.
Así como el Acuerdo de Gerencia 31-2022 sobre el mismo tema. Según los acuerdos en mención, para estos empleados, el patrono debe pagar la cuota patronal con base en el salario mínimo vigente en el país y complementar el pago de la cuota laboral.
También el Acuerdo 1522, referente a la cobertura de seguridad social para los trabajadores contratados a tiempo parcial, con base en el reglamento para implementar el convenio 175 de la Organización Internacional del Trabajo (OIT).
El Acuerdo 1529, también del IGSS, que establece el reglamento para inscripción de patronos a la seguridad social, con el cual se amplía la obligación para quienes tengan desde un empleado.
Otra disposición para la cual se actualiza la planilla es el Acuerdo Gubernativo 353-2022 con el cual, el gobierno estableció por primera vez el salario mínimo por circunscripción económica (CE), también conocido como regional, que incluye la CE1 para el departamento de Guatemala y la CE2 para el resto del país.
Cambio general
Según explica Juan Carlos Ramírez, director de Recaudación del IGSS, todos los patronos deben descargar y migrar a la nueva versión 2.2.0, sin importar si son objeto o no, de los mencionados acuerdos, para poder elaborar su planilla en la versión más actualizada.
En septiembre del 2022 se había puesto a disposición la versión 2.0 para agregar lo referente al acuerdo 1520. Sin embargo, ahora se adecuó a las otras disposiciones e incluso, deberá ser usada por los patronos que ahora están obligados a inscribirse a la seguridad social con base en el acuerdo 1529, que tengan 1 o 2 trabajadores o hayan tenido cambios en su obligación con este mismo acuerdo.
En el caso de representantes legales, ya se pueden agregar de forma normal como un trabajador más en la planilla, incluyendo el salario (por dependencia) que es el afecto a la seguridad social; pero ese no es el caso de quienes perciben dividendos, especificó.
Los formularios anteriores solo se podrán usar para trámites que estén pendientes del año pasado, pero para el 2023 se deberá utilizar la nueva planilla electrónica, agrega la entidad en otra información. En todo caso, el IGSS atenderá a dudas y consultas y de ser necesaria alguna actualización más, se efectuará y se hará saber a los patronos, dijo el funcionario.
Los pasos para la versión actualizada
En el formato excel que se descarga para ser llenado se hicieron cambios en 5 apartados: 1 en la pestaña de tipos de planilla y 4 en la pestaña de empleados.
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Descarga
Para descargar la nueva versión, el usuario debe ingresar a la página de servicios electrónicos www.servicios.igssgt.org
Debe contar con usuario y contraseña lo cual debe tramitar con el IGSS. Sin embargo, la descarga de la nueva versión 2.2.0 puede hacerse sin iniciar sesión, dando clic en el apartado de descargas y usar el primer enlace que le aparece.
Al descargarla, despliega el formato Excel que debe llenarse por el patrono. Este formato contiene diferentes pestañas que deben llenarse (información del patrono, centros de trabajo, tipo de planilla, liquidaciones, pagos y plazo del trabajador en el período a reportar, también está la pestaña de empleados, suspendidos, licencias, actividad económica, ocupación y otros).
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Llenado de planilla
- Centros de trabajo
En este se deben colocar todos los datos del o los centros de trabajo que tenga un mismo patrono, dando un código con el número de centro y el nombre de descripción, los que puede asignar el patrono a su criterio para identificar cada sede.
Según la explicación del IGSS en este no hubo cambios, pero en la casilla 9 y 10 es importante identificar respectivamente el departamento y el municipio donde se ubica el centro de trabajo con los códigos que se establece en la tabla que el sistema despliega. Estos datos ayudan a establecer la circunscripción económica o región donde labora.
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Pestaña de Tipos de Planilla
Se deben colocar las diferentes sedes que posee el patrono e identificarlas con un número como código y un nombre.
- El formato anterior tenía 7 columnas o casillas y ahora se le agregó la octava, para que el patrono informe si se trata de un trabajador con contrato de tiempo completo (TC) o de tiempo parcial (TP). Se debe llenar esa casilla por cada afiliado que ingrese a la planilla.
- Si va a tener las dos modalidades de contratación, en la columna dos del mismo excel, debe crear una planilla por cada sede y por cada modalidad (TC y TP), lo cual sirve para ir ordenando las planillas por centro de trabajo y por tipo de contrato.
- En la casilla 5 también se debe colocar el departamento donde laboran los empleados.
Por aparte, en la carpeta identificada como liquidaciones se deben llenar los tipos de planilla, también colocar la fecha inicial y final de liquidación de la planilla. Por ejemplo, si es mensual debe ser del 01/01/2023 al 31/01/2023 o la cantidad de días que abarque el período a declarar, que puede ser desde 28 hasta 42 días.
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Pestaña de empleados
En la pestaña de empleados también hay cambios, ya que antes tenía 15 columnas para llenar y ahora son 19:
- Tipo de salario
En la casilla 16, se debe colocar el tipo de salario. Se le da clic al hipervínculo y despliega el código y descripción de 9 tipos de salarios. El patrono debe elegir la descripción que se adecúe al tipo de salario para cada trabajador.
- Horas laboradas
Es obligatorio llenar la casilla 17 por los empleados que están a tiempo parcial, colocando el número de horas laboradas en el período a declarar. Si el trabajador está a tiempo completo, se puede dejar en blanco.
- Tiempo parcial o completo
La casilla 18 se refiere al tiempo de contrato y se debe especificar si se trata de tiempo parcial (TP) o de tiempo completo (TC).
- Días laborados
En el campo 19, se coloca la cantidad de días laborados. Se debe de llenar solo en los casos en que el empleado esté contratado por tiempo parcial, colocando el número de días laborados en el período a declarar. Por ejemplo, 20 días laborados en ese mes.
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Generar documento y recibo
Luego de haber llenado las diferentes pestañas y campos se debe generar el documento.
- Dar clic a la pestaña de archivo de texto que aparece en el excel y automáticamente se genera un documento de texto o archivo plano con el nombre de archivo, que regularmente queda en carpeta de archivo de documentos.
- Este ya se puede cargar en la página de servicios electrónicos, pero para este paso sí es necesario entrar con usuario y contraseña.
- El recibo se genera después de que el sistema haya aceptado la planilla, dando clic a esa opción.
Para mayor información, se puede comunicar al 1522 o al correo soporteplanilla@igssgt.org
Fuentes: Recopilación de datos del IGSS en la capacitación de la Unidad de planilla electrónica de esa entidad, y declaraciones de Juan Carlos Ramírez, director de Recaudación, sitio electrónico del Mintrab.
Con información de Agustín Ortiz
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