Carlos Hurtarte, especialista en el manejo del tiempo, dice que una buena organización permite dos cosas: tener un enfoque ya sea corto, mediano y largo plazo y tener un control del día y de lo que se hace.
“Hay una regla de oro que utilizo en el manejo del tiempo y es que las actividades de hoy tienen vida cuando apuntan a resultados de largo plazo, de lo contrario uno solo está “sacando la tarea” del día sin que tenga ningún valor”, dice Hurtarte.
El peligro del “Multitasking”
El uso de la tecnología es inevitable. Hurtarte dice que, sin ella, estamos “fuera de lugar”, pero advierte que el mal uso de ella puede ocasionar distracciones, o caer en el “multitasking”, que es enfocarse en varias tareas al mismo tiempo.
“El Multitasking en realidad es una mala versión de lo que es una persona que puede hacer muchas cosas al mismo tiempo. Esto es porque, al ser multitasking se pierde la visión a largo plazo, entonces uno se pone a hacer cuatro o hasta cinco cosas y al final no está en ninguna de ellas”, dice el especialista.
Por ello, dice que “es mucho más sabio que uno caiga en lo ocupacional y no en la productividad”, es decir, dedicar el tiempo, la concentración y la atención a una tarea en específica en vez de querer hacer muchas cosas a la vez.
Aplicaciones para una buena organización
En esta era tecnológica existen muchas herramientas que permiten organizar de manera más efectiva las responsabilidades. Sin embargo, al haber muchas, puede resultar abrumador ver con cuál iniciar y cuál se acopla al trabajo, ocupación y objetivos que tiene la persona.
Por ello, estas son cinco aplicaciones que se enfocan en la planificación del día a día, complementado con otras que permiten tener al alcance datos o elementos importantes que se utilizan con frecuencia como contraseñas o claves de acceso.
- Lofi.Co: ambiente organizado y relajado
Lofi.Co se trata de una página que funciona como un espacio digital enfocado para la organización del trabajo, sumado a ello con varias opciones que tiene para “armar” un espacio digital relajado y beneficioso.
“Entendemos lo difícil que es sentarse en el escritorio y concentrarse, especialmente cuando la persona tiene que configurar su música, temporizador y notas en tres páginas web o dispositivos diferentes. Por ello, creamos este espacio para que la persona tenga todo lo que necesita en un mismo lugar”, dice el texto introductorio de la página web.
Además de contar con ilustraciones interactivas y sonidos que puedan evocar a la relajación, la página cuenta con múltiples herramientas como un temporizador (donde se utiliza la técnica del Pomodoro donde se trabaja 25 minutos y se descansan cinco), elaboración de notas, lector de archivos en formato PDF, una inteligencia artificial al estilo ChatGPT, y calendario para organizar ya sea una semana completa.
Para acceder a la página se debe pagar una suscripción mensual de US$6, el equivalente a aproximadamente Q46.
- Google Keep: elaboración de anotaciones
Google, además de ser uno de los buscadores más utilizados del mundo, es también un ecosistema digital que posee varias aplicaciones que, al usarlas de forma correcta, se complementan entre ellas, lo que provoca que el trabajo fluya con mayor eficacia.
Entre estas aplicaciones está Google Keep, que es gratuita y en donde se puede elaborar cualquier tipo de anotación (ya sea texto o imágenes) y clasificarlas en diferentes categorías.
La ventaja de esta aplicación es que permite a las personas escribir sus anotaciones o ideas como una especie de “post-it digital” y que se queden almacenadas en la aplicación, de tal forma que no se pierden y siempre estén al alcance.
Google Keep sirve mucho para esos momentos en donde las personas se les ocurre una idea y deban anotarla rápidamente en algún lugar para sí evitar que se les olvide.
- Todoist: lista de tareas y pendientes
Si hacer las tareas diarias ya de por sí puede resultar abrumador, a eso se le debe sumar los pendientes que surgen para los días siguientes, lo que puede provocar desorden si no se organiza de la manera adecuada.
Todoist es una aplicación que se enfoca principalmente en la planificación de las tareas pendientes, como trabajos, reuniones, citas, etc, y es utilizada por más de 30 millones de personas en el mundo.
Está diseñada de tal forma que se pueden anotar los pendientes y organizarlos en “etiquetas”, así se clasifican en áreas como el laboral, personal, pasatiempos, ejercicio, descanso, etc.
La aplicación también es gratuita, y si uno quiere acceder a mayores opciones debe pagar la cantidad de US$4, lo equivalente a aproximadamente Q31.
- NordPass: organización de contraseñas
Ante la gran cantidad de aplicaciones de entretenimiento o de trabajo a los que las personas están suscritas, puede resultar muy difícil tener a la mano las contraseñas para acceder a ellas, lo que supone una pérdida de tiempo por estarlas buscando.
Por ello, NordPass es una plataforma en donde se pueden almacenar todas las contraseñas o información confidencial (claves de acceso o incluso tarjetas de crédito o débito) que uno tiene y tenerlas listas para utilizarlas.
Además, la aplicación afirma que, respecto a temas de seguridad, las contraseñas solo podrán ser visualizados por la persona que tiene la cuenta, por lo que ni la propia Nordpass tendrá acceso.
