En la siguiente fase, para quienes no es obligatorio en la actualidad seguirá abierta la posibilidad de cambiarse de régimen. “Yo nada más esté habilitado el sistema me voy a apuntar” para usar el nuevo sistema dijo Cruz.
Ese ente tenía previsto empezar las inscripciones en octubre según se había anunciado con anterioridad pero el plazo de las diferentes fases fueron corridos para noviembre.
La habilitación en el FEL es por medio de la agencia virtual que posee esa entidad. Mientras que para la emisión y certificación de las facturas electrónicas pueden ser por agencia virtual, que no tiene costo o por medio de certificadores privados autorizados por la SAT.
Las empresas deben prepararse para atender esos nuevos requerimientos de la Superintendencia de Administración Tributaria (SAT). Por ahora no es obligatorio a nivel general, es una opción que trae ventajas, aunque también existen dudas.
Se trata del nuevo régimen que la SAT creó con el acuerdo de directorio 13-2018 y está disponible para todos los contribuyentes que emitan documentos tributarios electrónicos (DTE) como facturas, notas de débito y crédito, recibos y otros autorizados por la SAT.
Se contempló que el primer segmento por integrarse de forma obligatoria sea el de los clasificados como contribuyentes especiales, según se explica en la página electrónica de la Superintendencia. Por ello los primeros 370 deberán incorporarse en el último bimestre del año y posteriormente se definirán otros segmentos y el plazo, agrega esa entidad.
Algunas empresas y contribuyentes individuales ya emiten factura electrónica. Desde el 2012 existe el régimen conocido como FACE, el cual, al 31 de agosto recién pasado, cuenta con 18 mil 670 contribuyentes emisores.
El FACE aún está abierto para nuevas inscripciones; sin embargo, el objetivo es que se adhieran al nuevo régimen de FEL, por la facilidad y ventajas que ofrece, explica la SAT. Quienes se encuentran actualmente en el régimen anterior podrán seguir en este hasta que la administración tributaria les informe que deben migrar al nuevo o pueden hacerlo voluntariamente.
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Extender factura electrónica puede representar varios beneficios; por ejemplo, los contribuyentes que tienen una emisión alta de esos documentos pueden archivarlos en ese sistema electrónico, en lugar de un archivo de papel, explica Óscar Chile Monroy, de la firma de auditores MGI Chile Monroy.
¿Cuáles son las diferencias entre el régimen FEL y FACE? pic.twitter.com/C7qk0spIJn
— SATGT (@SATGT) October 25, 2018
Para los contribuyentes que prestan servicios o hacen ventas a través de internet y cobran con tarjeta de crédito o transferencia bancaria, este tipo de factura “es formidable”, agregó Chile Monroy.
El experto cree que para el pequeño contribuyente deja de ser interesante la factura electrónica y deciden continuar con la impresa, con excepción de quienes están registrados en la SAT porque prestan el servicio de transporte de personas (taxi) y la empresa que les provee la plataforma les exige que den factura electrónica.
En el FACE existe la modalidad de factura electrónica “pura” y la de resguardo electrónico de facturas en papel.
Aquí los GFACE son los que almacenan la información en sus servidores y la colocan a disposición de la SAT.
El auditor refiere que inscribirse o migrar de la factura impresa a la electrónica puede solicitarlo cualquier régimen impositivo. Explica que la normativa maneja la figura de resguardo electrónico de factura, la cual se refiere a que el contribuyente siempre debe emitir factura en papel, pero en lugar de guardar copia en papel, la SAT le autoriza que se archive cada copia de manera electrónica. Eso ayuda a minimizar espacio físico para archivo o costo en papel.
Temores y dudas
Acerca de los temores por pérdida de información, robo de datos o suplantación, Chile Monroy no considera la suplantación como la principal desventaja o un riesgo nuevo, ya que con la impresa también se han dado suplantaciones. En México también se han dado casos de facturas electrónicas falsas, recuerda.
La desventaja para las empresas con baja rentabilidad es el costo de cada factura en modalidad electrónica, que aunque no es alto resulta más caro que la factura en papel. Por eso recomienda evaluar el costo de las empresas que prestan el servicio de emisión de facturas electrónicas. Sigue siendo opcional evaluar la cantidad de emisiones y del tipo de servicio para definir migrar a esas modalidades.
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Respecto de posibles riesgos, la SAT asegura que han sido cubiertos con la nueva tecnología de servicios en la nube que están implementando, la cual garantiza la seguridad de la información generada en el régimen de factura electrónica en línea.
En el FEL solo existe la factura electrónica en línea en tiempo real.
En este los certificadores envían a la SAT en el momento de la emisión, ese ente valida y almacena en la nube y de inmediato se hace disponible la información a través de una agencia virtual.
Además, se cuenta con firmas electrónicas, tanto del contribuyente emisor como del ente certificador designado por la SAT para el proceso de autorización de documentos.
Costos y certificadores
Según las experiencias que se han tenido en el FACE acerca de costos para las empresas o contribuyentes emisores, el costo de las facturas electrónicas oscila entre Q0.50 a Q1.50 cada una. Si el volumen es mayor, el costo puede bajar, explica Juan Carlos Paredes, de la firma de auditores Paredes, Saravia y Asociados, integrantes de IAPA International.
En la actualidad, en el régimen FACE ese costo se le paga al certificador, conocido como generador de factura electrónica (GFACE), que puede ser una persona jurídica o una empresa autorizada como tal.
Esa figura es la encargada de generar el “certificado digital” de la factura electrónica; es decir, crearla factura.
¿Cómo se emite una Factura Electrónica en Línea? pic.twitter.com/zjMzBlwc3z
— SATGT (@SATGT) October 24, 2018
Paredes explica que los certificadores son los que tienen los programas informáticos para emisión de facturas, y no cada empresa.
En el nuevo régimen FEL se les pagará a los certificadores que sean autorizados por la SAT, expuso el auditor.
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En este nuevo régimen los certificadores pueden ser personas jurídicas o individuales. Cada empresa puede optar por uno o más certificadores.
Además está la opción gratuita proveída por la SAT en la agencia virtual. Según se indica en su portal electrónico, la SAT es el único certificador autorizado por el momento para el nuevo régimen, pero se prevé que se inscriban más. Estos podrán ser autorizados para certificar sus propios DTE o y también de terceros.
Requisitos para usar FEL
La SAT establece los requisitos y procedimientos para poder ser emisor de facturas y documentos electrónicos en el régimen FEL:
- La empresa o contribuyente debe contar con un usuario para utilizar la Agencia Virtual de la SAT, ya que los procesos se llevan a cabo a través de esta.
- Si no tiene usuario puede solicitarlo en el portal de la www.sat.gob.gt
- Debe tener los datos del número de identificación tributaria (NIT) actualizados en el Registro Tributario Unificado (RTU).
- Tener al menos un establecimiento comercial inscrito en el RTU con estado “Activo”.
- Estar afiliado en cualquiera de los regímenes del impuesto al valor agregado (IVA) como: general, pequeño contribuyente o exento.
- Estar al día en la declaración de impuestos
- Tener domicilio “localizado”
- La habilitación como emisor de DTE puede solicitarse a través de la opción “Habilitarse como emisor”, que está disponible en la Agencia Virtual de la SAT.
- Para ello debe entrar en el apartado de “Factura Electrónica en Línea (FEL)”.
- Al momento de ser habilitado, la SAT le generará al emisor un certificado de firma electrónica para que lo pueda utilizar en la emisión y anulación DTE en la SAT.
- También le permitirá descargar otro certificado de firma electrónica de emisión en caso que desee utilizar un certificador.
- Ambas firmas se generarán sin ningún costo para el emisor y será su responsabilidad resguardar el certificado y no compartir la contraseña.
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